6·上司约见客人

如果上司需要约见客人，秘书则须协助上司做好联系工作，首先要问清楚对方的姓名、身份、电话，如果对方与上司并不相熟，可请对方提出他认为合适的约会时间和地点，再与上司协商。

二、合理安排约见

上司接受邀请出访或同意他人来访，都必须预约，这些属于工作日程安排的一部分，但也有特殊性。因而为上司订约，除了必须遵循日程安排的原则要求外，还应注意以下细节：

1·事先征求上司的意见

无论是发出邀请或是接受来访，秘书都要事先征求上司的意见，做好记录，方可办理。接到请柬或来访的电话，也应征求上司意见后才能答应或拒绝。

提醒您

秘书要负责安排上司的约会并做好预约事宜，如果客人提出会见上司的要求，不要擅自答应，应先记录下对方的姓名、单位、职位、电话等基本相关情况，请上司定夺。经上司同意后，再通过协商确定会见的时间和地点等。

2·发出邀请

邀请的形式有两种：一种是对宾客的正式邀请，应写请柬，邮寄或派专人递送；另一种是对较熟悉的客人，可用电话邀请。但要注意，对地位较高的客人，不要直接打电话找其本人，而应该通过对方的秘书传达。

3·再次确认，及时提醒

凡超过三天的约会，秘书须在约会前一天打电话给对方再次确认。若有变更，应即刻禀报上司另作安排；如无变更，则应及时提醒上司，准时赴约或等候来宾。

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