本章学习重点：

了解邮件收发的程序、要求及一些细节工作

掌握电话接听、打出的礼仪及电话信息系统的建立与维护

掌握接待工作的一般程序和具体工作要求

掌握文档处理各个环节的操作要点

掌握信息收集、筛选、整理、维护和利用的方法

掌握印章管理和介绍信管理的工作要领

了解商旅活动安排的工作内容及要领

掌握服务上司各项工作的内容及要领

了解督察工作的特点及督察的方法、注意事项

主题词：文件收发接听电话接待工作文档处理信息管理印信管理商旅活动安排上司服务督察工作

第一节 文件收发

高级文秘每天可能收到大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等，什么都有，也可能每天要寄大堆信函或包裹。这些事看来容易，但要做得干净利落、不出差错，除细心与熟练外，还需要掌握一定的程序和方法。

一、邮件收进的程序和要求

1·签收

签收邮件时一定要遵循清点、检查、签字的程序，才能有条不紊地处理文件。

(1)清点

对所收邮件的件数要认真清点，查对所收件数与投递单上所标件数是否相符，如不相符则应立即弄清，或在投递单上注明。

(2)检查

清点后要核对所收邮件的信封或封套上所注的收件单位、部门或姓名是否是应由本部门接收的。

文秘部门应收邮件的范围是，在收件人处注有本单位名称、单位办公室或文书科名称、单位或办公室负责人姓名，以及只注有单位或办公室“负责人”字样的。

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